Organisieren, schreiben, designen – es gibt kaum einen Teil des Büroalltags, den wir nicht auch abseits des Arbeitsplatzes erledigen können. Im Café den nächsten Bericht tippen oder im Zug noch einmal die letzten Zeilen Code prüfen? Machen wir längst.
Doch neben unseren geliebten Laptops bringen auch Smartphones immer mehr Leistung, die wir für produktive Tools und Anwendungsmöglichkeiten nutzen können. Höchste Zeit, das Maximum aus den Geräten herauszuholen und sie mit der passenden Software in effiziente Arbeitstiere zu verwandeln.
Mit den folgenden Apps sind Sie vom Projektmanagement bis zur Kreativarbeit gut aufgestellt und können Ihr persönliches Phone-Office weiter perfektionieren.
Es heißt, Ordnung sei das halbe Leben. Im Berufsleben fällt das Organisieren und Planen vielleicht sogar noch mehr ins Gewicht aus. Unabhängig davon, ob wir Designs entwerfen, Projekte koordinieren oder uns um die Buchhaltung kümmern: Es gibt immer etwas, das erledigt werden kann und manchmal sogar drängt.
Beim Überblicken der eigenen Aufgaben und Prioritäten helfen To-do-Listen, den Tagesablauf oder auch die größeren Pläne zu strukturieren – gerade im Homeoffice ist das viel wert. Natürlich sind wir dabei längst nicht mehr auf die eigene Zettelwirtschaft angewiesen, sondern greifen auf die nützlichen Funktionen von Tools und Apps zurück. Diese helfen nicht nur dabei, die Aufgaben und Projekte zu überblicken, sondern lassen uns einzelne Punkte auch nachträglich verschieben, kategorisieren und neu priorisieren. So sind Liste und Nutzer immer auf dem neuesten Stand und das Projektmanagement bleibt aktuell.
Als echte Arbeitstiere haben sich Todoist und Microsoft To Do erwiesen. Todoist ermöglicht es uns, Aufgaben mit wenigen Klicks zu ergänzen und zu ordnen. So lassen sich blitzschnell Fälligkeitsdaten, Kategorien oder Prioritätslevel festlegen, die Aufgaben unkompliziert mit Partnern, Freunden und natürlich den Arbeitskollegen im Team teilen. Eine weitere Stärke der Software: Mit Produktivitätszielen können wir den Fortschritt eines Projektes nachvollziehen und visualisieren lassen.
Mit Microsoft To Do beginnt man jeden Tag mit einer klaren Oberfläche, ideal um unvoreingenommen zu starten – was kommt spontan in den Kopf? Hinzufügen lassen sich mit der Software dann aber auch die offenen Aufgaben der vergangenen Tage. Ein großer Vorteil besteht zudem in der Synchronisierung mit Microsoft Outlook. So hat man alle Aufgaben auch am Rechner griffbereit, kann sie nachverfolgen und abhaken.
Kanban-Boards sind im Projektmanagement momentan hoch im Kurs. Sie ermöglichen eine effiziente und transparente Arbeitsweise, bei der alle Mitarbeitenden eines Teams jederzeit Zugriff auf die relevanten Ressourcen haben und den Verlauf des Projekts verfolgen können.
Das Grundprinzip: Karten in unterschiedlichen Spalten geben auf einen Blick Aufschluss darüber, was zu tun ist, derzeit erledigt wird und bereits abgeschlossen ist. Die Karten sind mit wenigen Klicks angelegt, Teammitglieder darauf markiert und Dateien angehängt. So ist gleich klar, wer was übernimmt und was dafür benötigt wird.
Kanban-Boards räumen mit dem Dateien-Wühltisch und dem ewigen Mail-Chaos gleichermaßen auf und erlauben es, die wichtigen Aspekte des Projekts im Blick zu behalten – als gesamtes Team und als einzelnes Teammitglied.
Praktischerweise gibt es gängige Boards wie Trello oder Asana auch als App. So lässt sich auch von unterwegs jederzeit sehen, wie es um die nächste Abgabe bestellt ist, ob man alle Materialien angehängt hat oder jemand im Team Rückfragen zum Projekt hat.
Spontane Einfälle notiert man einfach in der entsprechenden Kommentarzeile und schließt sich so spontan mit seinem Team kurz. Das macht es nicht nur Führungspersonal leichter, das Projektmanagement im Blick zu behalten, sondern nimmt auch jede Menge Druck vom gesamten Team. Wer vergisst, einen Kollegen zu briefen oder die Karte zu verschieben, kann das bequem von unterwegs nachholen – schon ist das Projekt wieder up to date, auch ohne panische Mails und Telefonketten.
Office-Programme sind aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Mit ihnen schreiben und planen wir unsere Texte, kalkulieren unsere Ausgaben und präsentieren Kunden und Kollegen unsere Ideen. Dank passender Apps erledigen wir derartige Aufgaben heute auch mühelos von unterwegs.
Bei Microsoft ist inzwischen nahezu der gesamte Office-Katalog als App verfügbar: Ob Word, Excel, PowerPoint oder Outlook: Alles haben wir jederzeit griffbereit und treiben unsere Projekte unabhängig von unserem Aufenthaltsort voran. Als „Industrie-Standard“ sind die Apps sowohl für Android- als auch für alle iOS-Geräte verfügbar.
Auch Google liefert mit Docs, Tabellen und Präsentationen seit Längerem ein vollwertiges Office-Angebot, das als App genau so überzeugt, wie im Browser. Hier punktet besonders die Anbindung an den Cloud Service Google Drive, mit dem sich schon in der Free-Version 15 GB Speicherplatz organisieren lassen. So hat man jederzeit alles zur Hand, kann Ideen unterwegs freien Lauf lassen und sie ohne weiteren Aufwand im Büro oder im Homeoffice wieder aufnehmen.
Besonders Designer und Illustratoren profitieren von der neugewonnen Unabhängigkeit. Wer Inspiration in der Natur, im Café oder auf Reisen findet, ist heute freier denn je, seinen Beruf dort auszuüben, wo die Ideen sprudeln.
Dank passender Software, können die Entwürfe schon vor Ort angefertigt werden und müssen nicht im Nachgang digitalisiert werden. Hier punkten gerade Tablets mit ihren großen Displays und präzisen Eingabestiften.
Unter den Anbietern für Illustrations-Software ist Adobe ein echtes Schwergewicht, nicht umsonst ist Photoshop zum Gattungsbegriff der digitalen Bildbearbeitung geworden. Viele Apps der umfassenden Adobe Creative Cloud überzeugen mit ihren userfreundlichen Funktionen und professionellen Ergebnissen.
Mit Photoshop Fix, das es für iOS Nutzer sogar gratis gibt, lassen sich Bilder schnell und effektiv von unterwegs bearbeiten – perfekt um fix noch etwas zu retuschieren oder die Farben anzupassen. Mit Adobe Capture können Zeichnungen und Fotos in wenigen Augenblicke vektorisiert werden und lassen sich so in anderen Designprogrammen weiterverwenden. Adobe Comp verwandelt grobe Skizzen in perfekte geometrische Formen und lässt so auch unterwegs professionelle Mockups und Layouts entstehen. So verwirklichen Sie Ideen dort, wo sie entstehen.
Aber auch abseits des namhaften Herstellers finden sich viele gute Apps, die auf ganze Linie überzeugen können. Procreate stellt eine immer beliebter werdende Alternative zu Photoshop dar und kostet nur einen Bruchteil der Vollversion des bekannten Programms. Die Illustrationsfunktionen sind enorm umfangreich und die Ergebnisse absolut sehenswert. Einziger Wermutstropfen: Die App ist nur für iOS verfügbar und damit eigentlich nur für IPad-Besitzer interessant.
Anders steht es um WhatTheFont. Die App ist für Android- und Apple-Geräte gleichermaßen verfügbar und identifiziert mithilfe der Handy-Kamera Schriftarten, die dem Besitzer ins Auge springen. Begeistert vom Font einer Plakatwerbung? Einfach ablichten, identifizieren und möglicherweise für die eigene Projekte nutzen.
Wer nicht nur begeistert Apps nutzt, sondern sogar selbst entwirft, findet mit App Cooker ein praktisches Tool zum Entwerfen von Mockups. Die intuitive Bedienbarkeit und eine rauszoombare Ansicht erlauben es, die entworfene Navigation der App-Seiten noch einmal zu überprüfen und den User-Bedürfnissen anzupassen.
Ob auf Reisen oder im Büro: Unsere Welt steckt voller Ablenkungen. Lärm, eingehende Mails oder einfach die Verlockungen des Internets – es gibt vieles, was für Unterbrechungen statt konzentriertes Arbeiten sorgt.
Apps wie Brain.fm versorgen ihren Nutzer mit speziell entwickelter Konzentrationsmusik, die ein langes und fokussiertes Arbeiten unterstützt. Kostenfrei gibt es Brain.fm allerdings nur für 5 Probe-Sessions, danach fallen Gebühren an.
Noisli ermöglicht es, sich eine individuelle Geräuschkulisse aus Meeresrauschen, knisterndem Feuer und vielen weiteren Sounds zusammenzustellen. Umgeben von der persönlichen Konzentrationsatmosphäre, fällt es leicht, sich auf die wichtigen Dinge zu beschränken und die Umwelt auszublenden. In der Free-Version stehen allerdings nur 16 Sounds zur Verfügung und es können lediglich 1,5 Stunden pro Tag gestreamt werden. Wer mehr Auswahl oder Zeit bedarf, zahlt einen monatlichen Beitrag.
Wer kein weiteres Abo zahlen möchte, kann sich aber auch in seinem Spotify-Account oder bei YouTube umsehen. Auch hier finden sich viele Playlists mit entspannenden Geräuschkulissen, verschiedenen Rauschfrequenzen oder Konzentrationsmusik. So fallen gerade Projektmanagement-Aufgaben, die oftmals einen guten Fokus verlangen, besonders leicht.
Das waren jetzt jede Menge Apps und das bedeutet auch: Jede Menge neue Accounts – Accounts, die nach einem Passwort verlangen. Bei all den Konten und Apps, die man Tag für Tag nutzt, kommt es vor, dass Kennwörter mehrfach genutzt werden. Mancher nutzt sogar nur ein Passwort für sämtliche Log-ins – gerade im professionellen Umfeld, wo ein gehackter Account schnell zum Problem der gesamten Firma werden kann, ein echtes No-Go.
Um mit unterschiedlichen Passwörtern für die notwendige Sicherheit zu sorgen, ohne dabei den Überblick zu verlieren und sie ständig zurücksetzen zu müssen, empfehlen sich Passwort-Manager. Die praktischen Tools bündeln sämtliche Passwörter hinter einem Master-Passwort, sodass man sie entweder nachschlagen, oder automatisch einfügen kann.
Für Apple-Fans ist der iCloud-Schlüsselbund ein guter Ausgangspunkt. Der steht jedem Mac- und iOS-User zur Verfügung und ermöglicht es, eine Vielzahl von Kennwörtern zu hinterlegen. Dazu zählen nicht nur sämtliche Log-ins über Safari, sondern auch eine Vielzahl von Apps auf dem iPhone oder iPad. Besonders praktisch ist die Synchronisierung mit dem heimischen Mac – so ist der Zugriff von allen Geräten möglich. Ein Nachteil: Sind Apps nicht für den Gebrauch des Schlüsselbundes ausgelegt, muss man sich doch wieder ein Passwort merken oder braucht eine Alternative.
Und davon gibt es jede Menge, auf die zudem auch Android-User Zugriff haben. 1Password, Dashlane und LastPass sind in der Lage sämtliche Passwörter zu speichern und bei der Eingabeaufforderung in Apps oder auf Websites darauf zuzugreifen. Zusätzlich bieten die Anwendungen die Funktion, zufällig generierte und damit besonders sichere Kennwörter für neue Accounts anzulegen. Die dürfen ruhig kryptisch ausfallen, dank Master-Passwort muss man sie sich schließlich nicht merken.
Diese Sicherheit gibt es allerdings nicht ganz umsonst. Von den vorgestellten Apps bietet nur Dashlane eine eher eingeschränkte Free-Version. Die Premium-Version sowie alle anderen Dienste werden über ein monatliches Abonnement abgerechnet. Gerade im Bereich digitaler Sicherheit sollte man sich aber noch einmal in Erinnerung rufen: Wenn eine Anwendung nichts kostet, sind die User-Daten das Produkt – und mit denen möchte man im Bereich seiner Passwörter wohl kaum bezahlen.
Vom Projektmanagement über kreative Tätigkeiten bis zur sicheren Passwort-Verwaltung: Apps machen unsere Smartphones zu echten Helden des Arbeitsalltags. Statt uns abzulenken, werden sie so zum portablen Büro, mit dem man seine Aufgaben auch von unterwegs erledigen kann und sich Herausforderungen effizient stellt. Auf diese Weise holt man nicht nur das Maximum aus seinem Gerät, sondern auch aus den Potenzialen der digitalisierten Arbeitswelt.
