Verwaltungsmitarbeitende sind offen für die Digitalisierung. ©GettyImages
Verwaltungsmitarbeiter:innen signalisieren deutlich, dass sie bereit sind den digitalen Wandel voranzutreiben. Diesen Schluss zieht eine Studie des Beratungsunternehmens Next:Public aus dem Dezember 2023.
Carsten Köppl, Geschäftsführer der Next:Public zu den Ergebnissen: „Wir haben in den vergangenen Jahren oft darüber gesprochen, dass die Wirtschaft, die Politik und die Bürgerinnen und Bürger eine digitale Verwaltung einfordern. Mittlerweile müssen wir ganz klar sagen, dass diese Erwartungshaltung auch auf Seiten der Verwaltungsmitarbeiter:innen besteht, die Organisation als solche dem aber nicht gerecht wird. Das gilt es dringend zu ändern.“
Die Untersuchung identifiziert drei Herausforderungen, vor denen die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht: die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, die Sicherung der IT-Infrastruktur und den Fachkräftemangel. Vor diesem Hintergrund befragte Next:Public rund 3.900 Mitarbeitende nach Digitalisierung, Automatisierung und Maßnahmen, die die Verwaltung besser machen könnten.
Etwa ein Drittel der Befragten sieht, dass die eigene Behörde die Chancen der Digitalisierung nutzt. Rund die Hälfte der Beschäftigten hat Zweifel. Die Zahlen unterscheiden sich stark danach, auf welcher Ebene die Behörde angesiedelt ist: So sehen die Mitarbeitenden auf Bundesebene eher, dass in Sachen Digitalisierung bereits vieles gut läuft, während auf kommunaler und Landesebene nur ein Drittel bzw. ein Viertel diese Meinung teilt.
Interne digitale Prozesse wie der Urlaubsantrag oder die Zeiterfassung sind für die meisten Mitarbeitenden bereits Realität. Darüber hinaus können knapp 70 Prozent mit digitalen Fachverfahren arbeiten. Die eAkte steht 42 Prozent der Befragten vollständig und weiteren 27 Prozent teilweise zur Verfügung.
Anders sieht das beim Themenkomplex KI und Automatisierung aus. Konkrete Anwendungen – wie beispielsweise das F13-KI-Tool in Baden-Württemberg – sind in der Verwaltung noch selten – doch die Befragten sehen hier großes Potenzial: Durchschnittlich 38 Prozent der täglichen Arbeit könnten nach ihrer Einschätzung automatisiert werden, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.
Sorgen bereitet das Fortschreiten der Digitalisierung den Mitarbeitenden eher nicht. So möchten rund zwei Drittel gerne öfter neue Technologien oder Anwendungen nutzen. Rund 70 Prozent sind überzeugt davon, dass Digitalisierung die Arbeit erleichtert.
Ulrich Silberbach, Bundesvorsitzender des deutschen Beamtenbundes dbb, kommentiert: „Die Studie reiht sich in die Vorgängerstudien ein, die belegen, dass die Verwaltung in Deutschland noch Nachholbedarf in der Nutzung moderner digitaler Arbeitsmethoden hat. Die Ergebnisse zeigen aber auch eindrucksvoll, dass die Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung neuen Technologien und innovativen Arbeitsformen aufgeschlossen gegenüberstehen. Dies muss für die Verantwortlichen in Politik und Verwaltung Ansporn sein, medienbruchfreie Prozesse zu verbessern und auszubauen.“
Die Handlungsempfehlungen der Studienautor:innen zeigen in eine ähnliche Richtung: „Will der Öffentliche Dienst bei seinen Beschäftigten punkten und neues Personal für sich gewinnen, muss er eine digitalisierungsfreundliche Organisationskultur schaffen, die stärker als bisher den Einsatz von neuen Anwendungen und digitalen Tools ermöglicht.“
Eine Untersuchung des Digitalverbandes Bitkom aus dem November 2023 zeigt, dass die Verwaltungsmitarbeitenden ihre positive Einstellung gegenüber der Digitalisierung mit der breiten Bevölkerung teilen: „Die Bürgerinnen und Bürger haben im vergangenen Jahr Fortschritte bei der Digitalisierung der Verwaltung wahrgenommen, würden aber gerne viel häufiger auf den Gang aufs Amt verzichten und Angelegenheiten online erledigen“, heißt es in der Pressemitteilung dazu.
71 Prozent der Befragten glauben, dass sich mit digitalen Behördengängen Zeit sparen lasse. 70 Prozent gehen davon aus, dass die meisten Anliegen, mit denen sie zur Behörde gehen, auch online erledigt werden können. Und ganze 87 Prozent möchten, dass die Verwaltung das Thema Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt.
Die Realität jedoch sieht bei Behördengängen laut Bitkom derzeit so aus: Ein durchschnittlicher Behördengang benötigt in Deutschland 2 Stunden und 21 Minuten. Wer auf dem Land lebt, kann wegen der längeren Anfahrt sogar mit rund 2,5 Stunden rechnen.
„Das Ziel muss sein, künftig alle Behördenkontakte digital abzuwickeln. Die Menschen in Deutschland würden dadurch viel Zeit sparen. Vor allem aber würde der Aufwand in den Behörden durch einen vollständig digitalen Antrags- und Bearbeitungsprozess drastisch reduziert.“
