KI-Tools können die Verwaltung unterstützen. ©Dall.e
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht vor zwei großen Herausforderungen: die Digitalisierung bei Aufgaben und Bürgerservices voranzutreiben – und mit dem Fachkräftemangel umzugehen. Da ist es eine gute Nachricht, wenn neue Tools gleich in beiden Bereichen Lösungen anbieten.
Beispiel Automatisierung: Bereits 2018 schätzte eine McKinsey-Studie: „Im deutschen öffentlichen Dienst beträgt der Anteil der Arbeitsstunden bzw. Tätigkeiten, die sich theoretisch automatisieren lassen, rund 40 Prozent; in der öffentlichen Verwaltung trifft dies sogar für rund 60 Prozent der Tätigkeiten zu.“ Mittlerweile sind einige Jahre vergangen, in denen deutsche Behörden viele Vorgänge digitalisiert und automatisiert haben. Doch das Potenzial für Effizienzgewinne ist weiterhin hoch. Verwaltungsmitarbeitende sagen in einer aktuellen Studie, dass etwa 38 Prozent der täglichen Arbeit automatisiert werden könnten.
In welchen Bereichen lohnt sich das besonders? Das wollen Verwaltungen in Hessen herausfinden. Die Landkreise Bergstraße, Waldeck-Frankenberg und Schwalm-Eder starten zusammen mit dem kommunalen IT-Dienstleister ekom21 das Projekt ERPEA: Ziel ist ein KI-Entscheidungstool, das Rahmenbedingungen analysiert und bewertet, wo sich der Einsatz von Automatisierungstechnologien rechnet. Denn solche Lösungen sind häufig mit hohen Kosten verbunden.
„Künstliche Intelligenz kann in vielen Lebensbereichen Unterstützung leisten und unser Leben erleichtern. Gerade in der Verwaltung können automatisierte Prozesse wertvolle Mitarbeiterkapazitäten schonen, was vor allem im Hinblick auf den Fachkräftemangel ein nicht zu unterschätzender Faktor ist. Gleichzeitig hilft die Digitalisierung, Prozesse effektiver und schneller zu gestalten. Dies ist für alle von Vorteil – sowohl Beschäftigte als auch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen“, sagt die hessische Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus.
Den hessischen Landkreisen geht es jedoch nicht nur um eine Entscheidungshilfe, sondern auch darum, die Automatisierung selbst zu vereinfachen. So kommt in ausgewählten IT-Prozessen EMMA zum Einsatz: Das Tool der Wianco Ott Robotics GmbH simuliert modellhaft menschliche Tätigkeiten. Daten zu überprüfen, Vorgänge manuell zuzuordnen oder Erinnerungen zu schreiben – solche Aufgaben könnte der Bot bald übernehmen.
„EMMA ist eine KI, die von jedem Menschen – auch ohne IT-Hintergrund – nach einem nur zweitägigen Training bedient werden kann. So lässt sich jeder Prozess automatisieren, der einer anderen Person erklärt werden kann“, schreibt das Unternehmen Wianco auf dem eigenen LinkedIn-Account. Das Tool könne verschiedene Sprachen lesen, Maus und Tastatur virtuell wie ein Mensch bedienen und rund um die Uhr fehlerfrei arbeiten. Je nach Einstellung trifft EMMA Entscheidungen automatisch oder wartet auf menschliches Feedback.
„Weil sie den PC bedient wie ein Mensch, ist es auch so leicht, Emma einzuarbeiten“, erklärt Paul Tessmann, CTO bei Wianco Ott Robotics GmbH.
Mit EMMA beschäftigen sich bereits mehrere hessische Kommunen und Kreise sowie das niedersächsische Lüchow-Danneberg. „Unser Ziel ist es, Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten und die Mitarbeitenden so zu entlasten“, sagt Landrätin Dagmar Schulz. Ihren ersten Einsatz soll die neue KI-Mitarbeiterin im Fachdienst Kinde, Jugend und Familie haben, um beispielsweise Anträge auf Vollständigkeit zu prüfen. Der Landkreis legt Wert auf die Feststellung, dass die Mitarbeitenden des Fachdienstes das Ergebnis in jedem Fall prüfen und bei Bedarf korrigieren. Die Entscheidung trifft also immer noch ein Mensch, keine KI.
