Diana Neuhaus leitet die DRK-Kita Anneliese-Pfeiffer und arbeitet dort seit Anfang 2020 mit digitaler Kita-Software. © DRK
Auf den ersten Blick scheinen die Aufgaben in Kitas klar definiert: Es geht darum, Kinder in ihrer Entwicklung zu begleiten, zu unterstützen und zu fördern. Eine Software braucht man dafür erst einmal nicht. Warum digitale Werkzeuge auch für Kita-Leitungen samt Team eine wichtige Hilfe sind, erklärt Diana Neuhaus im Interview. Sie leitet die DRK-Kita Anneliese-Pfeiffer in Plettenberg-Ohle und nutzt dort seit Anfang 2020 die Kita-Software Leandoo. Das Tool erleichtert das Datenmanagement und die Kommunikation für Mitarbeitende und Eltern.
Frau Neuhaus: Was war Ihr Antrieb, Leandoo einzuführen?
Für die Antwort muss ich ein bisschen ausholen. Wir haben 2013 die Zertifizierung zur Literaturkita NRW gemacht. Im Zuge dessen haben wir eine enge Kooperation mit der Stadtbücherei in Plettenberg aufgebaut, die digital sehr gut aufgestellt ist. So haben wir digitale Strukturen im Bereich Kinderbücher kennengelernt. 2017 oder 2018 hat uns die Bücherei dann angesprochen, ob wir an einem Projekt teilnehmen möchten, bei dem es um die Frage ging, ob man mit digitalen Medien schon im Kindergarten arbeiten kann. Damit war das Thema Digitalisierung endgültig bei uns angekommen. Als es 2019 das Urteil vom Europäischen Gerichtshof zur Arbeitszeiterfassung gab, war für die Geschäftsführung klar, dass dafür ein digitales Tool kommen und auch die gesamte Verwaltung digitalisiert werden soll.
Wie ging es dann konkret weiter?
Der DRK-Bundesverband hatte damals zu einer Veranstaltung unter dem Stichwort „Digitalisierung im Kitabereich“ nach Berlin eingeladen. Dort stellte eine DRK-Kollegin Leandoo vor. Ich war begeistert, präsentierte die Software unserer Geschäftsführung und so kam es, dass wir Leandoo gemeinsam mit einer weiteren Kita als Pilotprojekt eingeführt haben – wenige Tage bevor wir im März 2020 die Kita infolge der Corona-Pandemie schließen mussten. Bei allem Negativen: Immerhin hatten wir dadurch Zeit, uns in Ruhe mit der Hard- und Software auseinanderzusetzen.
Welchen Herausforderungen sind Sie beim Start mit Leandoo begegnet?
Das Grundproblem ist, dass Erzieherinnen und Erzieher in der Regel keine technikaffinen Menschen sind, und bis heute digitale Aspekte in der Ausbildung kaum eine Rolle spielen. Viele haben zum Beispiel Angst, etwas versehentlich zu löschen oder kaputt zu machen. Da ist es wichtig, die Mitarbeitenden dort abzuholen, wo sie stehen und in kleinen Schritten mitzunehmen. Das haben wir gemacht – und so konnten sich alle langsam mit der Technik anfreunden. Am Anfang musste ich die ein oder andere noch daran erinnern, das Tablet regelmäßig aufzuladen, inzwischen klappt das ziemlich gut. Was uns auch geholfen hat: Wenn wir bei einer Sache nicht weitergekommen sind, konnten wir über die Leandoo-Hotline immer jemanden erreichen, der Ahnung hat.
Eine spezielle Herausforderung für unsere Einrichtung ist das Alter, es gibt sie seit mehr als 60 Jahren. Das bedeutet zum Beispiel, dass wir nicht überall Strom haben. Daher können wir weder an den Gruppentüren noch an der Haustür Tablets anbringen. So ist es nicht möglich, dass die Eltern ihre Kinder beim Bringen und Abholen selbst ein- und ausloggen. Das übernehmen die jeweiligen Erzieherinnen in den Gruppen.
Apropos Eltern: Leandoo bietet auch ein Elternportal und eine Eltern-App. Darüber erhalten Familien zum Beispiel Infos aus der Kita, oder sie können ihre Kinder darüber krankmelden. Wie haben Sie die Eltern in die Einführung von Leandoo einbezogen?
Wir sind eine kleine Kita mit 45 Kindern. Ich habe alle Familien gefragt, ob sie Interesse haben, das neue Tool mit uns auszuprobieren. 10 Eltern haben sich gemeldet, für die ich dann Accounts angelegt habe. Genau wie bei den Mitarbeitenden sind wir auch bei den Eltern schrittweise vorgegangen. Ich habe ihnen zum Beispiel Nachrichten geschickt und gefragt: Kommen die Nachrichten an? Ich habe die Eltern gefragt, ob sie das Portfolio – das ist eine Art Entwicklungsdokumentation – ihrer Kinder einsehen können? Die Eltern haben mir dann immer eine Rückmeldung gegeben. Dabei sind Fragen aufgekommen, die ich zunächst gar nicht verstanden habe – bis ich darauf gekommen bin, dass ich als Super-Administrator andere Ansichten habe als die Eltern und die Mitarbeitenden. Wir haben dann ein fiktives Kind angelegt, von dem ich die Mutter bin, damit ich die gleiche Ansicht habe wie die Eltern. Ab diesem Zeitpunkt konnte ich ihnen auch ihre Fragen beantworten. Inzwischen hat sich alles eingespielt. Wenn Familien ein Kind neu anmelden, erkläre ich ihnen Leandoo, sie bekommen einen Info-Flyer, und dann klappt das eigentlich. Den Eltern gefällt besonders, dass die Kommunikation so einfach geworden ist. Sie können uns jederzeit per Nachricht erreichen und müssen nicht mehr anrufen. Schwierig ist es, wenn Familien kein Deutsch sprechen und mit der lateinischen Schrift nicht vertraut sind.
Sie arbeiten jetzt seit zwei Jahren mit Leandoo und konnten eine Menge Erfahrung sammeln. Was sind für Sie die größten Vorteile der Software?
Ganz klar: Dass alle Daten an einem Ort sind, wir jederzeit darauf zugreifen und Dinge auch unkompliziert auswerten können. Jede Gruppe hat ein Gruppenbuch. Dort dokumentieren die Erzieherinnen zum Beispiel Elterngespräche, tragen die Bring- und Abholzeiten der Kinder ein. Ich sehe auf einen Blick, wann die Stoßzeiten sind und kann die Einsatzplanung entsprechend anpassen. Ich sehe auch, wie oft ein Kind krank ist und wie oft es unentschuldigt fehlt. Diese Infos brauche ich zum Beispiel, wenn Kinder vom Jugendamt betreut werden. Über eine Schnittstelle zum webbasiertes Antrags- und Bewilligungssystem KiBiz.web.de kann ich außerdem alle relevanten Daten an den Landschaftsverband Westfalen-Lippe weitergeben. Das macht die Verwaltungsarbeit eindeutig einfacher. Statt alles händisch einzugeben, brauche ich nur ein paar Klicks. Und: Für mich als Leitung bedeutet Leandoo, dass ich auch zu Hause arbeiten und mich von dort zum Beispiel um Dienstpläne kümmern kann.
Haben Sie noch Beispiele, wo Ihr Team und die Eltern von Leandoo profitieren?
Wenn eine Gruppe einen Ausflug macht, haben die Mitarbeitenden im Notfall über ihr Handy Zugriff auf die Kontaktdaten der Kinder, sie müssen also keine Zettel mehr mit sich herumtragen. Ganz allgemein: Wir sind eine kleine Einrichtung. Da müssen immer alle Bescheid wissen, wenn mal etwas ist. Leandoo macht das möglich, keiner muss in mein Büro kommen und nach Akten suchen. So war das früher.
Was die Eltern angeht: Neben der einfachen Kommunikation ist es für sie einfach toll, dass sie Zugriff auf die digitalen Portfolios ihrer Kinder haben. Vor allem in der Eingewöhnungszeit ist das praktisch. Da machen sich Eltern oft noch viele Sorgen. Wir können ihnen mit Fotos, die wir in das Portfolio hochladen, Einblicke in den Kita-Alltag ihrer Kinder geben.
Mehr zu Leandoo lesen Sie hier im Blog.
