Digitale Unterschriften bieten eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren. Ohne aufwendigen Papierkram können Sie damit Verträge, Genehmigungen und andere wichtige Schriftstücke sicher und rechtsgültig unterzeichnen. Doch wie erstellt man eine digitale Unterschrift? Welche Tools und Softwarelösungen eignen sich dafür am besten? Im Folgenden erhalten Sie eine Anleitung zur Erstellung einer digitalen Unterschrift und erfahren alles Wichtige zur Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschrift.

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Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine digitale Unterschrift?

2. Digitale Unterschrift: Vorteile

3. Digitale Unterschrift erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

4. Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschrift

5. Tipps zur sicheren Nutzung digitaler Unterschriften

6. Wie kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?

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Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist eine elektronische Form der Unterschrift, die zum Signieren von digitalen Dokumenten verwendet wird. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift wird sie durch eine Kombination aus kryptografischen Verfahren erstellt. So soll sichergestellt werden, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde.

Digitale Unterschriften unterscheiden sich in ihrer Ausprägung: Es gibt einfache elektronische Signaturen, die lediglich eine digitale Kopie der handschriftlichen Unterschrift darstellen, sowie fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, die zusätzliche Sicherheitsmerkmale aufweisen. Diese höheren Signaturstufen sind vor allem dann relevant, wenn die Unterschrift rechtsgültig sein muss.

Wichtig ist hierbei die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der Europäischen Union, die den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen in Europa festlegt. Nach eIDAS ist die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und damit in vielen Anwendungsfällen rechtsverbindlich.

Digitale Unterschrift: Vorteile

Die digitale Unterschrift bietet verschiedene Vorteile gegenüber der herkömmlichen handschriftlichen Signatur. Einer der größten Vorteile ist die Zeitersparnis: Sie können Dokumente schnell und unkompliziert elektronisch signieren und versenden, ohne dass ein Ausdruck, eine persönliche Unterschrift und ein anschließender Versand per Post notwendig sind.

Außerdem ist die Nutzung digitaler Unterschriften umweltfreundlicher: Der Verzicht auf Papier und physische Transportwege schont Ressourcen und reduziert den CO₂-Ausstoß.

Darüber hinaus bietet die digitale Unterschrift größere Flexibilität als die handschriftliche. Egal, ob auf dem Computer, Tablet oder Smartphone – Dokumente können jederzeit und von überall aus unterschrieben werden. Das ist besonders für Menschen attraktiv, die viel unterwegs sind oder remote arbeiten.

Digitale Unterschrift erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Erstellung einer digitalen Unterschrift ist im Prinzip einfach. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine digitale Unterschrift mit verschiedenen Tools und Softwarelösungen erstellen und in Ihre Dokumente integrieren können.

1. Auswahl der richtigen Software und Tools

Bevor Sie eine digitale Unterschrift erstellen, benötigen Sie das passende Tool. Es gibt verschiedene Programme und Plattformen, die sich hierfür anbieten, darunter Adobe Acrobat, Microsoft Word und spezialisierte Signaturplattformen wie DocuSign.

2. Digitale Unterschrift in PDFs einfügen

Für das Einfügen einer digitalen Unterschrift in PDFs ist Adobe Acrobat eine der gängigsten Lösungen:

• Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat.
• Wählen Sie im Menü „Elektronische Signaturen“ die Option „Selbst ausfüllen und signieren“ und dann „Signatur hinzufügen“.
• Erstellen Sie Ihre digitale Unterschrift, indem Sie entweder eine Bilddatei Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen oder eine neue Signatur direkt im Programm generieren.
• Platzieren Sie das Signaturfeld an der gewünschten Stelle im Dokument.
• Speichern Sie das signierte Dokument.

3. Digitale Unterschrift in Word-Dokumenten einfügen

Wenn Sie ein Word-Dokument unterschreiben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word.
• Gehen Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie „Signaturzeile“ aus, um ein Signaturfeld hinzuzufügen.
• Wählen Sie „Microsoft Office Signaturzeile“ aus.

• Geben Sie Ihren Namen als signierende Person ein und ziehen Sie die Signaturzeile an die gewünschte Stelle im Dokument.
• Um hier jetzt Ihre digitale Signatur einfügen zu können, müssen Sie diese zunächst als png-Datei speichern – beispielsweise, indem Sie Ihre handschriftliche Signatur einscannen. Die png-Datei können Sie nun in Ihr Word-Dokument einfügen.
• Speichern Sie das Dokument mit der eingefügten Signatur.

4. Digitale Unterschrift auf dem Handy erstellen

Auch mobil können Sie Dokumente digital unterschreiben. Nutzen Sie dafür Apps wie Adobe Fill & Sign oder die DocuSign-App:

• Öffnen Sie die App und laden Sie das Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten.
• Wählen Sie die Option „Unterschrift hinzufügen“ und erstellen Sie Ihre Signatur entweder durch Zeichnen auf dem Bildschirm oder durch Hochladen eines Bildes.
• Platzieren Sie die Unterschrift im Dokument und speichern Sie die Änderungen.

Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschrift

Wenn es um digitale Unterschriften geht, sollten Sie unbedingt auf deren Rechtsgültigkeit achten. In vielen Ländern, darunter auch Deutschland, ist die rechtliche Anerkennung digitaler Signaturen durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Diese Verordnung legt fest, welche Arten von digitalen Signaturen rechtlich bindend sind und welche Anforderungen sie erfüllen müssen.

Arten von digitalen Signaturen und ihre Rechtsgültigkeit

Es gibt drei Haupttypen von digitalen Signaturen, die sich in ihrer rechtlichen Bindung unterscheiden:

• Einfache elektronische Signatur: Diese Form der Signatur umfasst grundlegende elektronische Unterschriften, wie das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift oder das einfache Einfügen einer Bilddatei in ein Dokument. Diese Signaturform bietet jedoch wenig Sicherheit und ist in der Regel nicht rechtsverbindlich.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese Signaturart basiert auf einer Zertifizierung durch eine vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle und bietet mehr Sicherheit. Sie stellt sicher, dass die Signatur eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft ist und nach der Signierung nicht verändert werden kann. In vielen Fällen ist diese Form der Signatur rechtsgültig.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Dies ist die höchste Form der elektronischen Signatur und erfüllt die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und in den meisten rechtlichen Kontexten voll anerkannt.

Tipps zur sicheren Nutzung digitaler Unterschriften

Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen, digitale Signaturen sicher zu verwenden:

• Verwenden Sie zertifizierte Software: Achten Sie darauf, dass die Software oder Plattform, die Sie für die digitale Unterschrift nutzen, zertifiziert ist. Nur so gehen Sie sicher, dass Ihre Unterschrift den gesetzlichen Anforderungen entspricht und vor Manipulation geschützt ist.
• Schützen Sie Ihre Signatur vor unbefugtem Zugriff: Bewahren Sie Ihre digitale Signatur und das zugehörige Zertifikat sicher auf. Verwenden Sie starke Passwörter und, wenn möglich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugang zu Ihrer Signatur zu sichern. Dadurch reduzieren Sie das Risiko, dass Dritte unbefugt auf Ihre Signatur zugreifen und diese missbrauchen können.
• Überprüfen Sie das Dokument: Bevor Sie ein Dokument digital unterschreiben, vergewissern Sie sich, dass es in seiner finalen Version vorliegt und nicht nachträglich geändert wird. Nach der Signatur sollten Sie sicherstellen, dass das Dokument nicht mehr bearbeitet werden kann.
• Nutzen Sie qualifizierte elektronische Signaturen: Wenn Sie Dokumente unterzeichnen, die rechtlich bindend sein sollen – wie Verträge oder offizielle Schreiben – verwenden Sie eine qualifizierte elektronische Signatur. Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und bietet höchste Sicherheit und Rechtsgültigkeit.
• Bleiben Sie informiert über rechtliche Entwicklungen: Das rechtliche Umfeld rund um digitale Signaturen entwickelt sich ständig weiter. Bleiben Sie auf dem Laufenden über neue Gesetze und Vorschriften, insbesondere wenn Sie international tätig sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Signaturen immer den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Wie kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?

Es gibt mehrere kostenlose Tools und Softwarelösungen, mit denen Sie digitale Unterschriften erstellen können. Zu den bekanntesten gehören Adobe Acrobat Reader (in der kostenlosen Version) und DocuSign. Diese Tools bieten grundlegende Funktionen zur Erstellung und Integration digitaler Unterschriften in Dokumente.