Daniel Hilbich, Account Manager bei MediaDialog © mediaDIALOG
New Work verlangt nach Konzepten für hybrides Arbeiten, denn viele MitarbeiterInnen werden inzwischen mit dem Selbstverständnis von Homeoffice angeworben. Das siegerländische Unternehmen mediaDialog entwickelt Lösungen für flexible Raumbuchung und unterstützt so hybride Arbeitskonzepte. Das Unternehmen nutzt die Tools selbst – und konnte damit auch entfernt wohnende Arbeitnehmer für sich gewinnen, wie Account Manager Daniel Hilbich.
Herr Hilbich, mediaDIALOG ist ein Anbieter von Softwarelösungen, die Raumbuchung, Desksharing und andere New-Work-Konzepte unterstützen. Für welche Unternehmen und Szenarien sind die Tools geeignet?
Unser Tool raum]für[raum eignet sich für alle Unternehmen, die flexibles Arbeiten ermöglichen wollen. Darunter versteht man ein Mischkonzept von Homeoffice und Arbeit im Büro, bei dem die Mitarbeitenden in einem gewissen Rahmen selbst entscheiden, wann sie wo arbeiten. Um Transparenz zu schaffen – oder um den Mitarbeitenden an den Bürotagen einen Arbeitsplatz zu garantieren – nutzen viele Unternehmen digitale Tools. Die flexible Arbeitsplatzbuchung eignet sich aber auch, wenn etwa Außendienstler gar keinem festen Standort zugeordnet sind und mal hier, mal da einen Schreibtisch brauchen. Das Verbindende aller Szenarien ist die Flexibilität, die unsere Software unterstützt.
Welchen Einfluss hatte die Corona-Pandemie auf die Nachfrage nach Software, die flexible Arbeitsmodelle ermöglicht?
Ich habe vor vier Jahren bei mediaDIALOG angefangen, noch vor der Pandemie. Damals ging es vielen Kunden eher um Raumbuchung, beispielsweise von Meeting-Räumen. Anfragen nach Desksharing und flexibler Arbeitsplatzbuchung gab es bereits, aber nicht in der Größenordnung wie während der Pandemie. Heute ist das oft der wichtigste Grund, sich unsere Tools zuzulegen.
Ist der Trend zu hybridem Arbeiten auch nach dem Ende der Pandemie-Maßnahmen vorhanden? Mit welcher Tendenz?
Der Trend zum hybriden Arbeiten ist ungebrochen: Bei neun von zehn Anfragen spielt die Arbeitsplatzbuchung zumindest eine Rolle.
Eine reine Präsenzpflicht können sich viele Unternehmen nicht mehr erlauben – da kündigen die Mitarbeitenden. Also suchen sie nach Organisationsunterstützung, um das flexible Konzept zu ermöglichen.
Im vergangenen Jahr hat sich allerdings etwas geändert: Viele Mitarbeitende gehen wieder gern ins Büro und die Besprechungsraumbuchung rückt mehr in den Vordergrund – allerdings als hybrides Meeting mit Präsenzteilnehmenden und Videoschalte. raum]für[raum kann aber auch das abdecken: Dann buche ich in wenigen Klicks den Raum, das Catering, die Teams-Anbindung oder Video-Anlage und versende die Einladung mit Einwahldaten in einem einzelnen Termin.
Welche Vorteile haben Unternehmen, die ihre Räume und Flächen mit einer Software verwalten?
Das System kommt vor allem Mitarbeitenden zugute, die flexibler zwischen Homeoffice und Büro wählen können. Wer lieber ausschließlich im Büro arbeitet, kann sich im System auch einen eigenen Arbeitsplatz zuordnen lassen. Auch die Unternehmen haben einen Vorteil: Sie benötigen weniger Fläche und können ihren Mietvertrag anpassen. Bei den hohen Energiepreisen im Winter haben einige Unternehmen das Tool dafür genutzt, bestimmte, wenig genutzte Flächen nicht zu beheizen. Generell bekommen die Arbeitgeber mit der Raumbuchungs-Software ein Gefühl dafür, wie die Auslastung ist. So können sie schrittweise Arbeitsplätze sperren und Flächen anders nutzen.
Hat das Angebot an die Arbeitnehmer, flexibel den Einsatzort bestimmen zu können, auch indirekt Einfluss auf die Attraktivität als Arbeitgeber?
Ich würde sagen, das hat einen direkten Einfluss! Sogar für bestehende Mitarbeitende ist es häufig ein No-Go, gar kein Homeoffice machen zu können. Sie entsprechen gern dem Arbeitgeberwunsch nach Präsenz im Büro, aber nicht an fünf Tagen die Woche. Es ist für Unternehmen also nicht sehr sinnvoll, den Mitarbeitenden ein enges Korsett aufzuzwingen.
Ich habe häufig auch die Personalabteilungen vor mir sitzen. Die wissen genau: Ohne Flexibilität wird es noch schwieriger, Personal zu finden.
Ich selbst bin ein gutes Beispiel dafür, wie attraktiv Flexibilität wirkt: Ich wohne im Sauerland und habe ca. 1,5 Stunden Anfahrt ins Büro nach Siegen. Wenn ich jeden Tag ins Büro kommen müsste, hätte ich sicher nicht hier angefangen. Ein weiterer Kollege kommt sogar aus dem Raum Stuttgart.
Wie funktioniert der Arbeitsalltag?
Bei mediaDIALOG haben wir mittlerweile keine Präsenzpflicht mehr, aber alle zwei Wochen einen Teamtag, für den wir ins Büro kommen. Darüber hinaus verabreden wir uns für verschiedene Themen weiterhin im Büro.
So sieht man sich nicht so häufig, trotzdem habe ich eine große Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen. Seit der Pandemie bin ich mit meinem großen Homeoffice-Anteil auch kein Exot mehr: Wir sind über Kollaborations-Tools alle gut vernetzt.
Etwa ein Viertel meiner Kolleg:innen ist mehrfach wöchentlich da. Wer weiter entfernt wohnt, kommt seltener rein. Im Schnitt sind die Leute zwei, drei Tage die Woche im Büro, abhängig von ihrer Tätigkeit. Allen gemeinsam ist aber: Man fährt nur wegen der Menschen ins Büro.
Unternehmen in ländlichen Regionen kämpfen nicht unbedingt mit zu teuren Büroflächen oder einem Platzmangel. Welche Vorteile könnten sie dennoch von einem System haben, das hybrides Arbeiten und Raumverwaltung ermöglicht?
Stimmt, sie haben oft keinen Platzmangel. Bei den hohen Energiepreisen haben aber sicher einige darüber nachgedacht, Fläche einzusparen. Tatsächlich kommen die meisten unserer Kunden aus städtischen Regionen, wo Fläche richtig kostet. Für unsere Kunden auf dem Land steht dagegen die Arbeitgeberattraktivität im Vordergrund. Denn sie haben es oft schwerer, die richtigen Leute zu bekommen. Mit einem Konzept für flexibles Arbeiten vergrößern sie also ihren Suchradius und damit die Auswahl. Umgekehrt ist es für Arbeitnehmer auf dem Land ebenfalls wichtig, dass Arbeitgeber hybride Konzepte anbieten. Sie sparen sich damit sehr lange Anfahrtswege – zumindest dann, wenn in ihrem Homeoffice die Datenanbindung stimmt.
Unabhängig davon, wo Arbeitnehmer oder Arbeitgeber sitzen, gilt aber: Ein digitales Tool wie raum]für[raum macht es viel einfacher, den hybriden Arbeitsalltag optimal zu organisieren. Und das ist für beide Seiten ein riesiger Vorteil.
